Como conduzir uma conferência eficaz

No ambiente científico e empresarial, a conferência é uma das formas mais eficazes de comunicação. Esse evento permite resumir a experiência acumulada em tópicos de interesse, familiarizar-se com os novos desenvolvimentos do setor, estabelecer relacionamentos interessantes. Como regra, uma conferência é de natureza em larga escala e, portanto, requer uma preparação cuidadosa.

Você vai precisar

• - instalações;

• - microfone;

• - projetor de vídeo;

• - papelaria;

• - água e lanches.

Manual de instruções

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Faça um plano de conferência. Deve incluir metas e objetivos, um cronograma de relatórios, o número de participantes, o material e os recursos técnicos necessários, uma estimativa para o evento.

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Decida o local e a hora da conferência. Escolha um quarto espaçoso que pode acomodar um grande número de convidados. Descubra com antecedência se é possível conectar o equipamento necessário nesta sala. Quanto ao tempo, certifique-se de levar em consideração os interesses e o emprego dos participantes. Por exemplo, uma conferência de estudantes, agendada para sexta-feira à noite, pode causar uma atitude extremamente negativa, porque os jovens estão acostumados a descansar ou ir para casa nesse momento.

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Aprenda em detalhes o tópico da conferência. Isso é necessário para determinar a relevância e o significado científico dos relatórios. Para tornar a conferência dinâmica e não chata, considere questões nítidas, pouco estudadas e controversas. Convide oradores para formular suas opiniões sobre questões selecionadas.

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Faça uma programação das apresentações dos palestrantes. Aloque 30 a 40% do tempo para os próprios relatórios e dedique o restante à discussão. É um debate animado e interessante que torna a conferência eficaz. Elabore um regulamento de forma que um problema flua logicamente para o próximo e se torne objeto de discussão.

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Cuide do material e da base técnica. Pode ser necessário um quadro interativo, um projetor com uma tela, um computador, um microfone, um flip chart com folhas destacáveis, papel de carta. Ao se preparar para a conferência, verifique com antecedência o som, a operação do equipamento de vídeo. Disponha as pastas com o plano do evento e os principais resumos dos relatórios nas tabelas para os participantes.

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Notifique os participantes e convidados da conferência sobre o próximo evento. Os palestrantes devem passar por um procedimento obrigatório de pré-registro. Se a conferência for grande o suficiente, não esqueça de convidar representantes da imprensa e fotógrafos.

Conselhos úteis

Se a conferência durar o suficiente, pense em bebidas e alimentos. Você pode colocar garrafas de água sobre a mesa para cada participante. Durante o intervalo, os hóspedes podem desfrutar de bebidas quentes e lanches em estilo buffet.